Электронные трудовые книжки

Что придет на смену бумажным трудовым книжкам? Новые правила учета информации о работниках с 2020 г.

Сейчас в Государственной Думе на обсуждении находятся 3 проекта поправок в законы, предусматривающие переход на учет трудовой деятельности работников в электронном виде.

Какие 3 законопроекта готовят к утверждению?

Перевод на электронную систему начнется после утверждения связанных между собой законопроектов:

• №748684-7 О внесении поправок в ТК РФ в области формирования данных о рабочей деятельности в электронной системе;

• №748744-7 О внесении поправок в ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;

• № 748758-7 О внесении поправок в КоАП в части назначения санкций за несоблюдение работодателем установленных дат передачи данных о деятельности работников, либо за передачу искаженных данных.
  

Изменения в ТК РФ— проект № 748684-7

Перевод начнется с дополнения Трудового Кодекса статьей 66.1 где определяется объем данных о рабочей деятельности и стаже работника, которые должны отправляться в электронном виде в Пенсионный Фонд непосредственно работодателем. Электронная информация включает сведения о работнике и его работе, информацию о переводах и увольнениях, кроме этого указываются причины расторжения трудового договора.

Помимо этого, законопроектом указываются варианты получения информации о деятельности работника (на бумаге или в электронной системе) и местах ее получения (МФЦ, ПФР, Госуслуги, крайнее рабочее место).

В будущем работодатели будут вести трудовые книжки в бумажном виде с условием предварительного получения от работника письменного заявления. Период подачи заявлений работодателю заканчивается 31 декабря 2020 г.

Те, кто не предоставил заявление в письменной форме, получают обратно бумажную трудовую книжку, таким образом, освобождая работодателя от ответственности за ее сохранность. Помимо этого, для такого работника учет данных о его труде будет вестись в электронной системе.

Если работник впервые приступил к труду, то на него бумажная трудовая книжка не будет оформляться, а учет информации будет выполняться в электронном виде.

Организация перехода в компаниях

Для обеспечения правильного перевода данных о труде на электронную систему учета работодателям необходимо:

1. Внести требующиеся поправки в договора и соглашения, либо ввести соответствующие внутренние нормативные акты в компании.
2. Обеспечить способность техники передавать данные о труде в электронную систему в Пенсионный Фонд России.
3. Проинформировать в письменной форме всех сотрудников о соответствующих изменениях.

В пояснительной записке к законопроекту указаны цели, которые он преследует:

1. Повышение уровня сохранности данных о деятельности работников.
2. Упрощение процесса трудоустройства для работников.
3. Сокращение издержек по трудоустройству работника у работодателя.

Изменения в индивидуальном лицевом счете — проект №748744-7

Данный проект обязует работодателей, в качестве страхователя, передавать данные о деятельности работников в электронную систему Пенсионного Фонда начиная с 1 января 2020 года.

Пенсионный Фонд в своей системе обязуется дополнить индивидуальный лицевой счет новым разделом – «Сведения о трудовой деятельности», где будет отражена полная информация по месту работы, периоду работы и должности работника с указанием уточняющих сведений о его квалификации. Также в этом разделе делаются пометки о переводах, увольнении и причинах расторжения договора с работодателем.

Передавать данные работодатели будут обязаны ежемесячно с 1 января 2020 г. не позднее 15 числа следующего месяца, а уже с 1 января 2021 г. предоставлять в ПФР данные о приеме или увольнении сотрудника будет необходимо не позднее следующего рабочего дня после заключения или расторжения договора.

Обязательным станет предоставление электронных сведений о работниках для компаний со штатом более 25 человек.

Пенсионный Фонд России обязуется хранить данные сведения застрахованного лица в течении всей его жизни.

Изменения в КоАП — проект № 748758-7

За нарушение трудового законодательства в части не предоставления данных или искаженного предоставления сведений о деятельности трудящихся работодатель будет нести полную ответственность. На Пенсионный Фонд накладываются полномочия по сообщению информации о возникших правонарушениях через электронную систему межведомственного взаимодействия непосредственно в Роструд, который будет привлекать к административной ответственности работодателей.

Разработано дополнение к статье 5.27 КоАП, предусматривающее выдачу предупреждения должностному лицу работодателя за постоянное несоблюдение сроков передачи данных о трудовой деятельности, либо за искажение данных о труде. На практике Роструд станет вводить санкции за нарушение ТК РФ в части несоблюдения сроков и искажения электронных данных от двух и более раз в течение одного года.